3 heisse Tipps, damit der Neue dem ersten Arbeitstag entgegenfiebert

Wenn es um das Thema „Integration von neuen Mitarbeitenden“ geht, sehen viele Führungskräfte ihre Aufgabe vor allem darin die Visitenkarten und den PC für die Neue/den Neuen zu bestellen.
Leider bleibt dabei die Zeit zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn viel zu häufig ungenutzt, um gerade in dieser wichtigen Phase mit dem neuen Teammitglied Kontakt zu halten und eine emotionale Bindung herzustellen.

Darum geht es in dieser 3. Episode um folgende Punkte:

  • Was du tun kannst, um eine emotionale Bindung bereits vor dem ersten Arbeitstag zu kreieren
  • Warum die Zeit zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn mega wichtig ist und du als Führungskraft sie unbedingt nutzen solltest
  • Warum das Versenden eines internen Newsletters an Aussenstehende in der Regel keinen Geheimnisverrat darstellt
  • Old-school-Gesten ziehen auch in Social Media-Zeiten
  • Wie du mit wirklich ganz einfachen Mitteln von Anfang an beim neuen Mitarbeitenden eine Begeisterung für dich und dein Unternehmen entfachst

Wie war das bei deinem „Stellenantritt“? Was hat dich begeistert?

Ich bin gespannt auf deine Erfahrungen.
Dein Alexander

 

Transkript dieser Folge

Hallo und herzlich willkommen. Mein Name ist Alexander Benedix von fit.for.leadership. und du hörst den Podcast: „Führung kann so einfach sein!“

Hey, ich bin ein bisschen erkältet. Zum Jahreswechsel war ich schon erkältet, hatte ein bisschen Fieber, die halbe Familie hat flachgelegen, ich dachte ich hätte es hinter mich gebracht, aber es scheint nicht so zu sein. Die Erkältung ist noch mal wiedergekommen. Du hast gottseidank kein Vergleich, weil es ist eine der ersten Folgen die ich aufnehme. Vielleicht sagst du aber auch: hey, klingt ganz gut. Dann muss ich zusehen, dass ich immer erkältet bin, wenn ich Podcastfolgen aufnehme.

Das heutige Thema, ich freu mich wahnsinnig drauf:

3 heisse Tipps, damit dein neuer Mitarbeitender, die neue Mitarbeiterin dem ersten Arbeitstag bei dir und dem neuen Unternehmen regelrecht entgegenfiebert.

Wie man das macht? Bleib dran! – INTRO –

Es ist eigentlich ein witziges Thema bzw., das witzige Thema selber ist natürlich nicht witzig, aber ich finde es immer wieder spannend und witzig, wie es so zustande gekommen ist, weil, als ich damals vor vielen Jahren zuständig war für die Einstellung von neuen Mitarbeitenden –  ich habe die Bewerbungsgespräche geführt, ich habe die Verträge ausgearbeitet, hab die Leute dann begrüsst wenn sie gekommen sind, auch Gespräche mit ihnen geführt. Immer wieder nach einiger Zeit. Und da habe ich in diesen Gesprächen, wenn die Leute dann tatsächlich da waren und die ersten Wochen/Monate bei uns in der Firma verbracht haben, habe ich auf einmal festgestellt und Feedback von diesen Personen bekommen, von den neuen Mitarbeitenden, dass ich da irgendwas gemacht habe und sie haben gesagt: Herr Benedix, wir haben uns richtig gefreut, ich habe mich richtig gefreut, hier anzufangen. Ich habe richtig gebrannt und konnte es kaum erwarten, bis der erste Arbeitstag beginnt.

Und das hat mich erstaunt, weil die Sachen, die ich da gemacht habe, bevor die Leute tatsächlich bei uns angefangen haben, das habe ich einfach so aus mir heraus gemacht. Da habe ich mir nichts überlegt, ich will das bewusst so und so machen. Aber es hat so einen Erfolg gehabt, die Leute sind mit so einer Begeisterung dann am ersten Arbeitstag bei uns erschienen und hat sie dann auch wirklich die ersten Wochen und Monate getragen, dass ich sehr erstaunt war, dass man das so beeinflussen kann. Und vor allen Dingen, wenn ich das dann so analysiert habe, mit sehr wenigen und noch einfachen Mitteln ist es mir gelungen, da von Anfang an eine Atmosphäre zu kreieren bei dem Gegenüber, bei dem neuen Mitarbeitenden, was auszulösen, ihn zu motivieren, dass eben so eine Begeisterung entstanden ist bei uns anzufangen und den Job aufzunehmen.

Und von diesen einfachen Tipps möchte ich dir in dieser Episode erzählen und sie dir verraten.

Es taucht immer wieder auf, also die Frage: wie kann ich es schaffen, wie schaffe ich es als Führungskraft, was kann ich tun, damit Leute motiviert sind, damit sie ihren Job gerne machen, dass sie vielleicht auch diese berühmte „Extraschippe“ drauflegen in ihrer Leistung. Das ist der eine Punkt: Motivation.
Ich glaube es ist noch ganz was anderes wichtig im Businessalltag –  und es gibt ja immer wieder, ihr kennt diese Umfragen zur Arbeitszufriedenheit von Arbeitnehmenden, von Mitarbeitern und je nach Studie kommt es zum Ergebnis, dass ca. ¼ (25%), zumindest bei den deutschen Mitarbeitenden, dass die keinerlei emotionale Bindung zum Unternehmen verspüren. Und das finde ich persönlich eine recht hohe Zahl und bringt mich auch immer wieder so zum Überlegen: was kann ich eigentlich tun, um diese Bindung, diese emotionale Bindung, herzustellen, eine Motivation auch zu kreieren?

Und da sind wir beim heutigen Thema. Ich persönlich glaube halt, dass es im Idealfall, dieser Prozess der emotionalen Bindung, dass das im Idealfall bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnt. Wir haben eine Zeitspanne zwischen Vertragsabschluss, wo wirklich gesagt wird, ja wir wollen zusammenarbeiten. Nach diesen Bewerbungsgesprächen, wo beide Seiten sagen: jawohl, wir wollen das, und dann bis zum ersten Arbeitstag. Da vergehen, je nach Kündigungsfrist beim alten Job des Mitarbeiters, vergehen ja mehrere Wochen, wenn nicht sogar Monate bis zu einem halben Jahr, je nach Kündigungsfrist. Und in dieser Zeit kann ja so viel passieren. Also der neue Mitarbeitende kann sich überlegen: War das die richtige Entscheidung, die ich getroffen habe? So schlecht war es ja bei meinem alten Arbeitgeber gar nicht. Ja gut, aber jetzt habe ich unterschrieben, jetzt mach ich das halt. Also, es können sehr viele Zweifel aufkommen. Derjenige kann überlegen. Er hat vielleicht noch andere Bewerbungen laufen. Dann kriegt er auf einmal, obwohl er bei dir unterschrieben hat, noch ein anderes Angebot. Dann kommt er wieder ins Grübeln. Das ist also eine ganz, ganz heikle Zeit aus meiner Sicht wo viel passieren kann, wo im schlimmsten Fall vielleicht sogar der Mitarbeiter anfragt und sagt, er möchte doch woanders anfangen, ob er den Vertrag grad wieder kündigen kann.

Und ich glaube du kannst diese Zeit sehr gut nutzen – also nicht nur um die IT-Ausstattung oder die Visitenkarten für den neuen Mitarbeitenden zu bestellen – sondern du kannst auch wirklich einige Sachen machen, um dann eine emotionale Bindung von Anfang an herzustellen, eben dass der Neue mit Begeisterung anfängt.

Und diese Massnahmen, die ich dir jetzt heute vorstellen will, das sind aus meiner Sicht simple Massnahmen, die kosten dich kein Geld, kaum Zeit. Es sind in dem Sinne kleine Gesten mit aber einer grossen Wirkung, die sich aus meiner Sicht bewährt haben aus meiner Zeit. Und ich glaube viele dieser Gesten haben auch so einen Eindruck hinterlassen, dass die Leute da viele, viele Jahre später noch davon sprechen. Zumindest auch bei mir selbst hat es so gewirkt als neuer Mitarbeitender. Jetzt will ich aber nicht mehr lange drum herumreden, jetzt kommen also 3 heisse Tipps, damit der Neue oder die Neue dem ersten Arbeitstag richtiggehend entgegenfiebert.

Nummer 1 ist aus meiner Sicht: du kannst ganz einfach deinen angehenden, deinen neuen Mitarbeitenden unternehmensinterne Infos zuschicken.

Was meine ich damit? Ich sage einfach, versorge sie mit internem Infomaterial. Sende deinem neuen Mitarbeiter/Mitarbeiterin zum Beispiel den internen Newsletter zu. Oder schick ihnen eine interne Firmenzeitschrift die ausgedruckt und verteilt wird. Das Ganze kannst du dann dekorieren, packe es einfach in die Post rein, dann ein Post-it-Zettel dazu und sag: „Hallo Herr Müller, damit Sie wissen was bei uns gerade passiert, was die aktuellen Themen sind, schicke ich Ihnen unseren neuen Newsletter oder die neue Firmenzeitschrift zu. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen. Mit besten Grüssen“.

Diese einfache Maßnahme führt dazu, dass sich der neue Mitarbeitende von Anfang an willkommen fühlt bei dir. Er freut sich auf den Arbeitsbeginn, er fühlt sich informiert, er weiss was passiert. Was sind gerade die Themen die das Unternehmen, die dich, die das Team – sein neues Team – beschäftigen und trägt einfach dazu bei, dass er sich sicherlich auf den ersten Arbeitstag freut.

Ich weiss dass dann oft so die Frage kommt von Führungskräften: ja kann ich denn einen internen Newsletter verschicken an jemanden externen? Dann lache ich aus meiner Sicht, ich kann die Frage zwar verstehen aber dann sage ich immer: na ja, dieser Newsletter, der interne, der geht ja an eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitenden, je nach Grösse des Unternehmens von 50 – 1000 Mitarbeitenden – und ganz ehrlich, wenn Informationen an 50 oder sogar 1000 Leute verschickt werden, da kann ja nichts Geheimes drinnen stehen. Also Geheimnisse verschickt man in der Regel unternehmensintern nicht per E-Mail an alle Mitarbeitenden. Insofern, aus meiner Sicht – mach dir da keine Gedanken. Du kannst, denke ich, diesen Newsletter da guten Gewissens verschicken. Wenn du dir aber unsicher sein solltest, wenn du dir sagst: na, da sind aber doch Passagen, da weiss ich nicht, dann kannst du ja entweder an geeigneter Stelle fragen, entweder beim Personalbereich, bei deinem Vorgesetzten, beim Geschäftsführer, ob du das machen kannst oder ansonsten nimm einfach die paar Passagen, wo du dir nicht sicher bist, streich die einfach aus dem Newsletter raus, wenn du die beispielsweise per E-Mail weiterleitest. Ja, das ist Tipp Nr. 1.

Kommen wir zu Tipp Nr. 2: Versende eine Grusskarte zu Geburtstagen oder zu den Feiertagen.

Ja ich weiss natürlich, in der heutigen Zeit Facebook – Social Media – es ist etwas altbacken, etwas altmodisch. Aber auf der anderen Seite: wer freut sich nicht über eine handschriftliche Grusskarte zum Geburtstag oder zu Weihnachten? Also insofern, ich denke diese alten Sachen sind noch nicht ganz ausgestorben, hinterlassen aber einen Rieseneindruck. Wenn du also bei den Bewerbungsgesprächen darauf achtest und auch in die Unterlagen schaust, wann hat denn dein neuer Mitarbeiter Geburtstag, fällt das zufällig in die Zeit zwischen Vertragsabschluss und erstem Arbeitstag? Dann mach dir eine Notiz in deinem Kalender, in deiner Agenda und sorge rechtzeitig dafür, dass du ihm, ihr vielleicht zum Geburtstag schreibst, vielleicht auch mit einem kleinen Geschenk, mit einer kleinen Überraschung, die du zu diesem Anlass verschicken kannst.

Ich selber, bei mir ist das ja jetzt auch schon ein paar Jährchen her, 17, 18 Jahre als ich den Berufseinstieg gefunden habe als Angestellter. Ich kann mich aber noch sehr gut erinnern, dass ich damals am 11. Januar angefangen habe zu arbeiten. Das war mein erster Arbeitstag nach dem Studium und ich habe damals tatsächlich zu Weihnachten, also ein paar Wochen davor ein Geschenk bekommen von meinem damals zukünftigen Arbeitgeber und es war ein Buch mit einer Weihnachtskarte und auf der Weihnachtskarte stand drauf: „Hallo Herr Benedix, alles liebe zum Weihnachtsfest für Sie und Ihre Familie. Wir freuen uns darauf, dass sie bald zu unserem Team gehören.“ Und das war dann unterschrieben von allen Teammitgliedern und von meinem zukünftigen Chef. Das hat mich damals sehr gefreut. Und ich möchte euch auch verraten, dass ich das damalige Buch, was die mir da geschickt haben, das habe ich nie gelesen. Es stand jahrelang bei mir im Bücherregal und verstaubte. Es war ein Buch zum 125-jährigen Firmenjubiläum damals. Das hat mich, ehrlichgesagt damals, muss ich zugeben, nicht die Bohne interessiert. Aber diese Geste fand ich supertoll und ihr merkt ja, ich erzähle heute noch mit Begeisterung davon. Das fand ich eine sehr schöne Geste, ich habe mich wirklich total gefreut und hab gesagt: wow, da freu ich mich da anzufangen.

Ja, also macht euch nicht so viel Gedanken darüber, wenn ihr da zum Beispiel ein Buch verschicken wollt, was ist das für ein Buch? Klar, ein bisschen Gedanken natürlich schon, aber es ist tatsächlich die Geste, die zählt. Das ist auch ein alter Spruch, aber ich glaube in dem Punkt ist es tatsächlich so.

Ihr könnt natürlich auch andere Sachen verschicken. Vielleicht ein Gutschein bei Amazon oder iTunes oder was auch immer heute angesagt ist. Macht euch ein paar Gedanken. Ja, das war schon Tipp Nr. 2.

Kommen wir zu Tipp Nr. 3. Wünsche Glück für anstehende Examensprüfungen oder gratuliere auch zum bestandenen Hochschulabschluss.

Das ist aus meiner Sicht ein Punkt der sehr häufig vorkommt, wenn wir Hochschulabsolventen einstellen, mit denen Gespräche führen, dass die bei uns anfangen, dass die ihren ersten Job auch dann machen, dass die während der Bewerbungsgespräche oft in dieser Prüfungsphase sind. Sie haben Examensprüfungen vor sich, sie haben Diplomarbeiten, Doktorarbeiten vor sich. Und das nimmt dann doch einen recht grossen Raum bei ihnen ein, das ist ja klar, sie sind so unter Dampf, auch unter Stress und wenn du da schon im Bewerbungsgespräch rausfindest: wann genau sind denn diese Prüfungen, wann schreibt er diese Arbeiten? dann würde ich mir das auch notieren wiederum im Kalender und dann hast du natürlich 2 Möglichkeiten: entweder meldest du dich ein paar Tage davor, auch da hast du wieder die Wahl: entweder rufst du persönlich an, um z. B. zu sagen: ja du wolltest dich noch mal melden, du wüsstest ja dass derjenige in 5, 6, 7 Tagen die Prüfung hat, du wolltest nochmal viel Glück wünschen. Das kannst du machen. Das kannst du natürlich auch per E-Mail machen oder handschriftlich machen.

Dann gibt es noch die Variante, dass du nach diesem Termin, nach den Prüfungen anrufst. Da merke ich immer wieder: da sind ein paar Führungskräfte skeptisch. Oh, nach einer Prüfung anrufen? Wenn die Prüfung schlecht gelaufen ist, was soll denn derjenige dann denken. Ich selber bin dann immer sehr entspannt und denke: ja was denkt er denn, er macht dich ja nicht dafür verantwortlich, dass die Prüfung schlecht gelaufen ist. Es kann natürlich sein, dass es ihm nicht so angenehm ist im ersten Moment, weil er dann sagen muss: na ja, ist nicht so gut gelaufen oder ich habe mir mehr erhofft. Auf der anderen Seite geht es ja aber darum, dass du zeigst: du hast an ihn gedacht, dich interessiert es wie es gelaufen ist und letztendlich musst du es natürlich auch wissen, du kriegst es ja eh mit wie es gelaufen ist, wenn er tatsächlich anfängt bei dir zu arbeiten. Aber das ist natürlich noch eine Möglichkeit, wie gesagt, auch da, wenn du unsicher bist, dann ist mein Tipp hier, dann ruf halt wirklich ein paar Tage vorher an oder schreibe und wünsch im vorhinein Glück für die anstehende Prüfung.

Ja, das sind aus meiner Sicht 3 ganz einfache Tipps, wie du so eine emotionale Bindung herstellen kannst. Ich kann nur noch mal wiederholen: ich habe sehr, sehr positives Feedback dazu bekommen. Die Leute waren wirklich begeistert, sie haben gesagt, sie haben mit den Füssen gescharrt, sie haben dem wirklich entgegengefiebert, diesem ersten Tag und da kannst du viel rausholen. Also es geht wirklich über dieses normale „Visitenkarten bestellen“ hinaus, du schaffst eine emotionale Bindung zwischen Mitarbeitenden und auch dir als Führungskraft. Du weisst, das ist sehr wichtig. Es gibt ja diesen schönen Spruch: Mitarbeitende verlassen später nicht Unternehmen, sondern sie verlassen Führungskräfte. Also du schaffst es dann von Anfang an eine emotionale Bindung herzustellen, ein Team zu formen und holst diesen neuen Mitarbeitenden von Anfang an in dein Team hinein.

Ja, ich denke mit diesen einfachen kleinen Gesten kannst du hier punkten und dich auch angenehm von der Masse hervorheben und auch absetzen. Denn ich denke heutzutage, die neuen Mitarbeitenden, die bewerben sich ja auch noch woanders. Und eben, es geht darum diese Zweifel, die Mitarbeitende in der Phase haben bis zum ersten Arbeitstag, die auch zu beseitigen und demjenigen das Gefühl zu geben, er hat die richtige Entscheidung für dich, für dieses Team und für das neue Unternehmen getroffen.

Ok, kommen wir zum Schluss, lass mich diese 3 Tipps nochmal kurz zusammenfassen und wiederholen.

  1. Schick angehenden Mitarbeitenden unternehmensinterne Infos, zum Beispiel Mitarbeiterzeitschrift oder interne Newsletter.
  2. Sei sensibel für Geburtstage, Feiertage in dieser Zeit zwischen Vertragsabschluss und ersten Arbeitstag. Schick also dementsprechende Grusskarten.
  3. Wünsche Glück bei bevorstehenden Examensprüfungen oder gratuliere zum bestandenen Hochschulabschluss.

Ich hoffe, es hat dir gefallen. Wenn es dir gefallen hat, hinterlass doch gerne einen Kommentar auf meiner Homepage. Ja und dann hören wir uns beim nächsten Mal.

Also bis dann, alles Gute, dein Alexander

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